L'extrait Kbis est un document indispensable pour les sociétés et entreprises. Toutefois, certains entrepreneurs ignorent son importance et semblent la banaliser. Pour ceux désirant se le procurer pour leur entreprise, un problème se pose : comment l'obtenir ? Vous vous retrouvez dans une telle situation et ne savez vers qui vous tourner. Découvrez toutes les informations nécessaires.
L'extrait Kbis représente la carte d'identité de votre entreprise. Elle sert à attester de l'existence juridique de votre entreprise et donne des informations vérifiées et actualisées sur cette dernière. C'est le seul document officiel qui prouve l'immatriculation de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Sans cet extrait, il vous sera difficile de justifier de l'activité commerciale de votre société ou entreprise. Vous ne pourrez également pas postuler à un appel d'offres public, ou acheter du matériel professionnel auprès d'un fournisseur, encore moins ouvrir un compte bancaire professionnel.
Le Kbis est obligatoire pour certaines formes d'entreprises. En effet, il est destiné aux personnes morales (toutes formes de sociétés commerciales). Lorsqu'il est question de la création d'un établissement secondaire, il est dénommé Lbis. Pour les entreprises individuelles (personnes physiques), il est appelé extrait K. Les micro-entrepreneurs sont aussi concernés. Les établissements secondaires de cette forme d'entreprise ont droit à l'extrait L.
Les professions libérales doivent obtenir un numéro Siren auprès de l'Urssaf (Union de recouvrement pour la sécurité sociale et les allocations familiales) et les artisans un extrait D1. Ils ne sont donc pas concernés par l'extrait Kbis.
L'immatriculation au RCS est une obligation légale. Elle est l'unique preuve de l'existence de votre entreprise. Elle permet d'identifier votre société et d'informer le public de son existence réelle. Sans cette formalité, vous n'avez pas le droit d'exercer votre activité. Une entreprise non immatriculée au RCS est une entreprise qui n'existe pas.
L'immatriculation donne une personnalité juridique à votre entreprise et la rend autonome. Par cette démarche, vous pouvez prétendre aux aides octroyées par l'État.
Sans immatriculation au RCS, votre entreprise n'aura pas d'extrait Kbis. L'immatriculation de votre entreprise est rendue effective par l'attribution d'un numéro SIREN et la délivrance d'un extrait Kbis.
Le registre du commerce et des sociétés constitue une gigantesque base de données qui recense toutes les personnes, aussi bien physiques que morales, exerçant une activité commerciale. Toute personne exerçant une activité commerciale est donc tenue de s'y inscrire.
Les entreprises concernées sont : les entreprises individuelles et les micro-entreprises, les entreprises unipersonnelles à caractère limité, les groupements d'intérêts économiques, les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés en nom collectif, les sociétés anonymes ainsi que les sociétés par action simplifiée.
Vous pouvez obtenir l'extrait Kbis auprès du tribunal de commerce, mais il sera nécessaire de payer d'abord. Vous avez aussi la possibilité de l'obtenir gratuitement en ligne. Mais pour obtenir un extrait Kbis dans le Haut-Rhin, la seule option qui s'offre à vous est la demande auprès du greffe du tribunal judiciaire. Les extraits Kbis de ce département ne sont pas disponibles sur le site Infogreffe.
Les démarches à mettre en œuvre pour mettre à jour l'extrait Kbis de votre entreprise dépendent de la nature des modifications que vous désirez apporter et de la rédaction des statuts de votre société. Les différentes étapes de la modification du Kbis sont : la décision, la publication de la décision et le dépôt du dossier au greffe. Ces étapes ne sont pas facultatives.
Avant toute action, vous devez consulter les statuts de votre société pour connaître la personne à qui revient la décision de modification. Parfois, seule la décision du président suffit pour engager une procédure de modification. Toutefois, l'engagement d'une telle procédure peut nécessiter une décision de l'assemblée générale extraordinaire des associés.
Les tiers doivent être mis au courant de la décision de modification. Étant donné que le Kbis de votre société est public et qu'ils peuvent s'en servir, ils doivent être informés de tous les changements. Vous devez donc faire paraître un avis de modification dans un journal d'annonces légales.
Pour finir, le greffe doit être informé de la modification du Kbis. En effet, il décide de la validation de la modification et opère la mise à jour. Pour que la modification soit validée, vous devez transmettre au greffe les pièces justificatives que voici :
Le greffe, après avoir validé et opéré la mise à jour, vous enverra votre nouveau Kbis.
L'absence d'extrait Kbis est sanctionnée. Les sanctions prévues ont pour but de décourager le travail dissimulé. Une personne morale dont l'entreprise n'est pas immatriculée auprès du registre de commerce et des sociétés sera sanctionnée d'une amende pouvant aller jusqu'à 225 000 euros. Elle risque aussi de subir des sanctions administratives.
En ce qui concerne les personnes physiques, l'absence d'immatriculation est sanctionnée par une amende de 45 000 euros et une peine d'emprisonnement de 3 ans. Il est donc préférable de se conformer à la loi.
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