Comment obtenir un extrait kbis avec un numéro de SIRET provisoire ?

1 - Définition du numéro de SIRET

‍L'INSEE (Institut National des Statistiques et Etudes Economiques) délivre et tient un répertoire (avis de situation SIRENE) des identifiants attribués aux entreprises, personnes physiques et personnes morales.

Ces identifiants sont :

• le numéro SIREN (Système d'Identification au Répertoire des Entreprises), un numéro composé de 9 chiffres et attaché à l'entreprise,
• ‍le numéro SIRET (Système d'Identification au Répertoire des Entreprises) composé des 9 chiffres du SIREN et de 5 chiffres NIC (Numéro Interne de Classement), un SIRET étant donné à chaque établissement, à chaque unité de production, de l'entreprise,
• un code APE (Activité Principale Exercée) servant principalement à la réalisation de statistiques.

Les SIRET, SIREN, APE font suite à l'immatriculation de la société ou de l'entrepreneur individuel. Ils prouvent ainsi que l'entreprise a une existence légale et permettent de valider son adresse.

2 - Numéro de SIRET temporaire : l'immatriculation nécessaire

‍Le SIRET ne peut être délivré qu'aux entreprises ayant fait les démarches nécessaires pour s'immatriculer :

• ‍au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce, pour les sociétés et les commerçants personnes physiques,
• au Répertoire des Métiers (RM) tenu par les chambres des métiers et de l'artisanat, pour les artisans,
• à la chambre d'agriculture pour les exploitants agricoles (les sociétés agricoles, les GAEC par exemple, sont inscrites au RCS),
• à l'URSSAF, pour les entrepreneurs exerçant une profession libérale (les sociétés d'exercice libérale sont inscrites au RCS).

Les Centres de Formalité des Entreprises (CFE) rattachés à ces différents organismes peuvent accompagner le chef d'entreprise dans ses démarches d'immatriculation. Ce dernier peut également mandater un formaliste, pour les faire à sa place. Par ailleurs, le formaliste connait la procédure à suivre pour obtenir un identifiant provisoire.

3 - Numéro de SIRET provisoire, la demande de KBIS provisoire

‍L'INSEE ne délivre pas de SIRET provisoire. En revanche, le créateur d'entreprise a la possibilité d'obtenirun KBIS temporaire avec un numéro d'immatriculation provisoire au greffe du tribunal de commerce.

Le représentant légal de la société ou le commerçant personne physique peut en faire la demande directement auprès du greffe après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de son entreprise. 48 heures après et sous réserve que le dossier soit complet, il obtient son immatriculation temporaire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Attention, cependant, certains tribunaux de commerce refusent la délivrance des KBIS provisoires. Il est donc préférable de se renseigner avant d'effectuer une demande d'identifiant temporaire en urgence.

A savoir : l'extrait KBIS pour les sociétés et l'extrait K pour les personnes physiques sont considérés comme les cartes d'identité des entreprises. Ces documents officiels mentionnent l'identifiant de l'entreprise, ainsi que sa raison sociale, son adresse officielle (siège social), sa date de début d'activité etc.

4 - La durée de validité du SIRET provisoire

Le KBIS temporaire avec un identifiant provisoire est valide jusqu'à l'émission du KBIS définitif. En revanche, le SIRET attribué par l'INSEE et reçu par courrier sous une quinzaine de jours reste valable, tant que l'établissement est actif ou tant que l'établissement ne déménage pas. Dans ce cas, un nouveau SIRET avec modification du code NIC est émis, car ce code NIC est géolocalisé.

En revanche, le numéro SIREN est attribué de manière définitive à l'entreprise. Il est fermé uniquement en cas de :

• dissolution amiable de la société,
• dissolution judiciaire de la société,
• arrêt définitif de l'activité de la personne physique.

A noter : l'extrait KBIS des sociétés commerciale, l'extrait K des commerçants et l'équivalent pour les artisans (extrait D1) ont une durée de validité limitée à 3 mois, car les informations contenues dans ces documents officiels sont susceptibles d'évoluer rapidement.

5 - Facturation et numéro de SIRET provisoire

‍La demande d'immatriculation d'une entreprise individuelle est à réaliser au plus tôt dans les 15 jours suivant le début d'activité et au plus tard dans le mois qui suit la date déclarée du début d'activité commerciale. Et pour les sociétés, aucun délai n'est prescrit pour le dépôt de leur dossier d'immatriculation. Mais il est conseillé d'effectuer l'immatriculation le plus rapidement possible après l'accomplissement des formalités de constitution de la société, ces formalités comprenant la signature des statuts, la publication dans un Journal d'Annonces Légales (JAL) et le dépôt du capital social en numéraire auprès de la banque.

Par ailleurs, le déménagement du siège social ou d'un établissement entrainant un changement de SIRET doit être signalé sous 1 mois, éventuellement via le CFE.
Pendant la réalisation des formalités et en l'absence d'identifiant provisoire, l'entrepreneur et la société peuvent commencer immédiatement à émettre des devis et des factures, en indiquant en face du numéro SIRET "en cours d'attribution". Cependant le SIRET définitif va devoir être communiqué à tous les clients ayant reçu une facture sans ce numéro.

A noter : entre un professionnel et un particulier, l'émission d'une facture en-dessous de 25 € TTC n'est pas obligatoire, sauf si le client l'exige.