Extrait KBIS et greffe tribunal de commerce

Vous avez ouvert un commerce, une entreprise de transport, un hôtel-restaurant, une société de location de véhicules etc. Vous être gérant d'une SARL, d'une SNC, d'une SELARL...Vous recevez régulièrement des demandes d'extrait KBIS de la part de l'administration, notamment dans le cadre d'un appel d'offre public, de la part de vos fournisseurs, de vos clients, de votre banque, de votre assureur. Saviez-vous que le greffe du tribunal de commerce est un acteur incontournable pour obtenir un extrait KBIS ?

kbis tribunal de commerce


extrait KBIS greffe du tribunal de commerce

1 - KBIS : définition du document délivré par le greffe

L'extrait KBIS est délivré aux sociétés commerciales et aux entrepreneurs commerçants inscrits au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un registre tenu par les greffiers des tribunaux de commerce. Pour les entrepreneurs individuels (auto-entrepreneurs notamment), le document porte le nom d'extrait K.

L'extrait KBIS prouve l'existence légale de l'entreprise et donne aux tiers des informations essentielles et notamment :

  • le SIRET servant d'identifiants à l'entreprise, pendant toute sa durée de vie ainsi que le SIREN comportant 5 chiffres supplémentaires susceptibles d'être modifiés en cas de changement de domiciliation,
  • la raison sociale et le nom de l'éventuelle enseigne (nom commercial),
  • l'adresse du siège social,
  • l'identité du ou des dirigeant(s) pouvant engager la responsabilité de l'entreprise ou donner mandat à un tiers pour le faire,
  • le capital social, un capital élevé étant une garantie pour les débiteurs,
  • le nom de domaine ou l'adresse du site internet de l'entreprise,
  • le NAF de l'entreprise, un code attribué par l'INSEE, permettant de classer les entreprises par catégorie d'activité,
  • si l'entreprise exerce une activité réglementée, la liste des licences et autorisations,
  • un éventuel redressement judiciaire ou liquidation judiciaire ou procédure de sauvegarde.
A savoir : une entreprise et ses établissements sont inscrits au RCS. Ils ont alors le même SIRET mais leur SIREN diffère.

2 - Délivrance du KBIS par le greffe, lors de la création d'entreprise

Les entreprises commerciales ont l'obligation de s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) au plus tôt 15 jours avant leur création et au plus tard 1 mois après. Cette inscription se fait directement auprès du greffe du tribunal de commerce ou par l'intermédiaire du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou encore en donnant mandat à un professionnel de la création d'entreprise.

Dans les jours suivants la validation du dossier par un greffier, un extrait KBIS est envoyé par courrier. Cet envoi se fait obligatoirement au siège social et officialise la création de l'entreprise.

A noter : le KBIS comporte désormais un QR code permettant aux tiers de vérifier l'authenticité de ce document.

3 - Durée de validité du KBIS délivré par le greffe

L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Mais, les partenaires de l'entreprise inscrite au RCS et l'administration réclament régulièrement des extraits KBIS datés de moins de 3 mois. Ils ont ainsi plus de chance d'obtenir un document officiel avec des informations à jour. En effet, pour tout changement concernant son activité, l'entrepreneur individuel ou le dirigeant de société est tenu d'en informer le greffe dans un délai d'1 mois, en effectuant une inscription modificative au RCS. Les informations ainsi transmises sont vérifiées par les greffiers avant d'être inscrites sur le KBIS.

A titre d'exemple, en cas de déménagement du siège social, l'adresse du nouveau siège est indiquée, ainsi que la date du transfert et l'adresse de l'ancien siège. Or, connaitre cette adresse est primordiale pour connaitre le tribunal compétent en cas de litige et pour savoir à quelle adresse envoyer les courriers officiels, comme une mise en demeure pour non-paiement des sommes dues à un fournisseur.

extrait kbis greffe

4 - Demander un renouvellement de KBIS

Le KBIS étant un document destiné à informer les tiers, il peut être demandé par tous auprès d'un greffier du tribunal de commerce ou auprès d'un greffier de la chambre de commerce du tribunal judiciaire en Alsace-Moselle. Mais à l'heure de la dématérialisation des démarches administratives, les greffes ont créé 2 sites pour obtenir un KBIS numérique, Infogreffe (payant) ou Monidenum, un site gratuit réservé au chef d'entreprise. Des intermédiaires proposent également d'obtenir un KBIS en ligne. Et, les sociétés recevant de nombreuses demandes d'extrait ont la possibilité de souscrire un abonnement sur le site Infogreffe, afin d'obtenir leur KBIS par courrier, selon une périodicité choisie.

Astuces : pour demander un KBIS, l'idéal est d'utiliser le numéro SIREN servant d'identifiant à l'entreprise, ce numéro se trouvant notamment sur les factures, les devis et sur le site internet.

5 - KBIS greffe : les documents équivalents pour les libéraux et les artisans

Les professions libérales (consultants, avocats, médecins, architectes...) et les artisans reçoivent régulièrement des demandes d'extrait KBIS. Pourtant, ces indépendants ne sont pas inscrits au RCS. Ils peuvent, cependant, fournir un équivalent KBIS. Ainsi, pour les artisans, les Chambres des Métiers et de l'Artisanat (CMA) émettent un document D1, "un KBIS Chambre des Métiers", la demande pouvant désormais s'effectuer en ligne. Et, pour les libéraux, un avis de situation au répertoire SIREN est disponible sur le site de l'INSEE. Cet avis peut être éventuellement complété par le justificatif de l'inscription à l'ordre pour les professions réglementées.

A ce sujet, il faut savoir que de nombreux professionnels ont une double inscription libéral - RCS ou artisan - RCS et sont donc en mesure de produire un extrait KBIS. C'est ainsi le cas de l'artisan commerçant, le boulanger par exemple.

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