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L'extrait Kbis sert de carte d'identité à une personne morale. C'est un document qui révèle son importance pour les entreprises dans les procédures administratives, par exemple il vous sera demandé pour certaines démarches par des organismes étatiques ou des partenaires. L'extrait Kbis d'une entreprise n'est toutefois pas accessible au dirigeant uniquement. C'est un document public que tout le monde peut obtenir. Les raisons pour lesquelles l'usage d'un Kbis est indispensable sont nombreuses.
Respecter la loi
Pour effectuer des démarches administratives qui engagent votre entreprise en Nouvelle-Calédonie, vous aurez besoin du Kbis. Ce document est un acte authentifié par le greffe du tribunal de commerce de Nouvelle-Calédonie. Par conséquent, les renseignements qui s'y trouvent sont fiables et font loi. Il s'agit entre autres :
- du nom de l'entreprise,
- de l'adresse du siège social,
- du régime juridique,
- du numéro d'immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés),
- du code APE (Activité Principale Exercée),
- de l'identité complète du dirigeant de l'entreprise,
- d'une éventuelle procédure collective ou juridique engagée contre l'entreprise.
Ces informations garantissent la légalité de l'entreprise. En tant qu'entrepreneur, le Kbis vous permet donc de respecter la loi et de vous mettre à l'abri de toute poursuite judiciaire pour exercice illégal de votre activité.
Postuler à un appel d'offres public
L'État lance régulièrement des appels d'offres publics dans différents secteurs. Pour vous porter candidat au nom de votre entreprise à un marché public, vous devez avoir un extrait Kbis. Ce document est systématiquement demandé pour tout appel d'offre public, quel que soit le secteur. Le Kbis comportant des informations de première main, il se présente comme un gage de fiabilité quant à la légalité de votre entreprise. En clair, pour candidater à un appel d'offres public, ce document se trouvera assurément parmi les justificatifs à fournir.
Créer un compte bancaire professionnel
Les banques sont pointilleuses sur les garanties que présentent leurs clients. Alors, pour la création d'un compte bancaire dans l'intérêt de votre entreprise, les établissements bancaires calédoniens vous demanderont le Kbis. Grâce à la pièce d'identité de votre entreprise, votre banque saura si cette dernière subit une procédure judiciaire ou non. De même, le document la renseignera sur la capacité financière de la société. Pour toute opération bancaire telle que le déblocage de fonds, le Kbis sera indispensable.
Rassurer les partenaires d'affaires
Pour développer votre entreprise et augmenter votre chiffre d'affaires, la signature de contrats de partenariat sera sans doute nécessaire. Tous vos futurs partenaires, qu'il s'agisse de fournisseurs ou de clients professionnels, voudront être certains que vous représentez un atout pour eux. Pour s'en assurer, ils vous demanderont l'extrait Kbis de votre entreprise ou le rechercheront eux-mêmes. En effet, toute personne extérieure à une société a la possibilité d'obtenir le Kbis de cette dernière. Vous pouvez donc, vous aussi, obtenir le Kbis d'une entreprise tierce pour avoir des informations fiables sur elle.
L'extrait Kbis, seul document officiel regroupant toutes les informations que l'entreprise doit déclarer, s'obtient dès la création d'une entreprise en Nouvelle-Calédonie. Pour l'obtenir, vous devez suivre une procédure officielle afin que votre entreprise respecte la réglementation en vigueur.
Enregistrer son entreprise au RCS
Le Registre du Commerce et des Sociétés est un service de la Direction des Affaires Économiques (DAE). Il reçoit les dossiers de création et conserve les actes authentifiés des entreprises. L'enregistrement au RCS permet de créer :
- une société commerciale,
- une société civile,
- un Groupement d'Intérêt Économique, ou
- un Groupement de Droit Particulier Local.
Le numéro d'immatriculation au RCS est attribué par l'Insee (Institut de la statistique et des études économiques) de Nouvelle-Calédonie. Pour l'obtenir, vous devez effectuer les démarches nécessaires auprès d'un Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Il s'agit de centres qui relèvent de différentes chambres consulaires. Les CFE reçoivent les dossiers de demande d'immatriculation et les transmettent au RCS, ce dernier étant lié au Tribunal mixte de commerce. Toutefois, en cas d'absence de chambre consulaire dédiée à l'activité de votre entreprise, vous devez vous adresser directement au service du RCS de la DAE.
Se tourner vers le CFE compétent
Les CFE sont ouverts pour simplifier les formalités administratives menées par les entrepreneurs. Pour établir le Kbis de votre entreprise, vous devez recourir au CFE qui est en charge de votre domaine d'activité. Si vous exercez dans le commerce, l'industrie ou le transport, vous devez vous tourner vers un CFE de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI). De même, vous dépendez administrativement de la CCI si vous êtes un professionnel libéral ou un prestataire de certains services. Dans le cas où votre entreprise mènerait des activités liées à l'artisanat et emploierait moins de 10 travailleurs, vous devrez vous adressez à un CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). En revanche, c'est un CFE de la CANC (Chambre d'Agriculture de Nouvelle-Calédonie) qui recueillera votre dossier si vous évoluez dans le domaine.
Demander le Kbis au Greffe ou en ligne
Vous êtes en mesure d'obtenir le Kbis de votre entreprise dès lors que vous obtenez un numéro d'immatriculation du RCS. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre au Greffe du Tribunal du commerce. Autrement, vous pouvez faire la demande en ligne, soit sur les sites officiels MonIdenum ou Infogreffe, soit en passant par des sites privés. Sur MonIdenum, vous aurez à créer votre espace ou compte personnel pour ensuite vous connecter et rechercher votre Kbis. Par contre, si vous recourez à un site privé, ce dernier s'occupera de la recherche, obtiendra le document et vous le fera livrer. Si vous commandez l'extrait Kbis assez fréquemment, l'idéal serait de vous abonner pour des envois périodiques. Selon la formule d'abonnement, les envois périodiques peuvent s'effectuer tous les 24 mois ou plus, à la fréquence que vous voudrez.
