Extrait KBIS pour indépendant et/ou freelance

L'extrait KBIS pour un indépendant est la carte d'identité de son entreprise individuelle. Dans le cas d'un micro-entrepreneur (nouveau nom de l'auto-entrepreneur), le document se nomme extrait K. Ce document est réclamé par les partenaires commerciaux et par l'administration : France Travail en cas de cumul du statut d'indépendant et d'allocations chômage, réponse à un appel d'offre public, banque pour son compte professionnel, fournisseurs etc.

L'extrait KBIS ne concerne, toutefois, que les indépendants ayant une activité commerciale. Les artisans auto-entrepreneurs fournissent un extrait d'immatriculation au Registre national des entreprises (RNE) — qui a remplacé l'extrait D1 le 1er janvier 2023 — et les professions libérales réglementées (architecte ou kiné, par exemple) ou non réglementées (graphiste ou informaticien, par exemple) ne peuvent communiquer qu'un avis de situation SIRENE.

Extrait K pour le commerçant auto-entrepreneur, extrait RNE pour l'artisan à son compte ou avis de situation SIRENE pour le libéral contiennent des informations essentielles :

• Les numéros de Siret et de Siren. Le Siren se compose de 9 chiffres servant de numéro d'identification à l'entreprise. Ce numéro reste identique, pendant toute la durée de vie de celle-ci, contrairement au Siret composé du numéro Siren + code NIC (Numéro Interne de Classement) de 5 chiffres. En effet, ces 5 chiffres sont modifiés, en cas de déménagement.
• Le code APE (Activité Principale Exercée), un code attribué par l'INSEE, à des fins statistiques.
• La date d'installation du freelance.
• Des informations sur l'indépendant (identité, adresse et date de naissance). Il est le seul à pouvoir engager la société individuelle ou à pouvoir donner mandat à un tiers, pour le faire.
• La raison sociale. Pour un micro-entrepreneur, il s'agit obligatoirement de son prénom et de son nom. Mais, il a la possibilité d'utiliser un nom commercial.
• La forme juridique. Lors de son installation, l'indépendant choisit souvent la micro-entreprise pour sa simplicité. Mais si son chiffre d'affaires augmente, il va évoluer vers un autre type de société, comme l'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Il doit alors se radier en tant que micro-entrepreneur puis ouvrir l'autre entreprise. Le numéro Siren ne peut pas être conservé, en cas de changement de forme juridique.
• L'adresse du siège social.

Peuvent également être mentionnés :

• Le greffe d'immatriculation, pour un commerçant indépendant.
• L'adresse internet du site de l'entreprise individuelle.
• La référence des autorisations, pour les freelances exerçant une profession réglementée.
  etc.

Certaines de ces informations sont susceptibles d'évoluer rapidement. C'est pourquoi, il est demandé au travailleur indépendant de fournir un extrait KBIS de moins de 3 mois.

L'extrait KBIS ou son équivalent est délivré, dans les jours suivants l'immatriculation. Depuis le 1er janvier 2023, cette immatriculation se déclare en ligne sur le Guichet unique des formalités des entreprises, géré par l'INPI, qui a remplacé les centres de formalités des entreprises (CFE). Le Guichet unique transmet ensuite le dossier au registre compétent : le RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) tenu par le tribunal de commerce pour une activité commerciale, le RNE (Registre national des entreprises) pour une activité artisanale, l'URSSAF pour les indépendants libéraux.

L'immatriculation d'un indépendant et/ou freelance doit se faire au plus tôt 1 mois avant le début d'activité et au plus tard 15 jours après.  
Il faut savoir, par ailleurs, qu'un indépendant peut avoir plusieurs activités et avoir ainsi une double inscription en tant que commerçant et artisan ou en tant qu'artisan et libéral ou encore en tant que commerçant et libéral. C'est ainsi le cas des créateurs de bijoux vendant leur création à des particuliers.

A noter : l'agent commercial indépendant a un régime particulier. Il doit, en effet, s'inscrire au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) tenu par le greffe du tribunal de commerce.

Une fois son installation déclarée, l'indépendant doit signaler tout changement, dans un délai d'1 mois : ajout d'une activité secondaire, changement d'adresse, modification du nom commercial, fin d'exercice etc. L'extrait K, l'extrait RNE ou encore l'avis de situation Sirene vont alors être mis à jour. L'entrepreneur va ensuite demander un nouvel extrait, pour justifier de cette modification auprès de ses partenaires commerciaux. Mais, même en dehors de toute modification, il est amené à produire régulièrement un KBIS : ce document n'a pas de durée de validité légale, mais les organismes en demandent en général un de moins de 3 mois.

Pour un avis de situation Sirene, il faut télécharger le document disponible sur le site officiel de l'INSEE. Un artisan indépendant télécharge, quant à lui, son extrait d'immatriculation au RNE gratuitement sur data.inpi.fr ; c'est également sur cet extrait que figure, le cas échéant, sa cessation d'activité, l'ancien extrait D2 n'étant plus délivré.

Quant au commerçant indépendant, il a plusieurs possibilités pour obtenir son KBIS. Il peut, tout d'abord, utiliser un site dédié monidenum. Le KBIS est alors gratuit, pour le chef d'entreprise. Le greffe du tribunal de commerce, Infogreffe ou des sites privés délivrent également des KBIS à imprimer en ligne ou envoyés par la poste.

A savoir : l'extrait KBIS et les justificatifs équivalents sont des documents publics. Ils peuvent donc être obtenus directement par des tiers.