L'extrait K pour les personnes physiques et l'extrait KBIS pour les personnes morales concernent toutes les sociétés et tous les entrepreneurs ayant une activité commerciale. Il prouve l'existence d'une entreprise (entreprise individuelle, SARL, SA...) et donne des informations essentielles sur celle-ci, comme son adresse, l'identité de ses principaux dirigeants, la présence éventuelle d'une procédure collective etc. Vous avez créé une entreprise. Vous êtes partenaire d'une société commerciale. Vous vous interrogez, KBIS où le trouver ? Suivez le guide, pour en savoir plus.
1 - Qui peut se procurer un KBIS ?
L'extrait KBIS est un document public pouvant être demandé par toute personne. Elle n'a pas besoin de donner de motif, si elle effectue sa demande directement auprès du service compétent. Il suffit de mentionner sa dénomination ou son siret/siren. Le numéro siren est un numéro attribué par l'INSEE.
Mais, dans les faits, les organismes souhaitant obtenir un extrait KBIS s'adressent directement au chef d'entreprise. Il s'agit, en général :
- De clients ou de fournisseurs souhaitant prendre des garanties sur leur partenaire. En effet, grâce au KBIS, ils peuvent s'assurer de son existence légale, de sa santé financière (montant du capital social, absence de procédure de sauvegarde ou d'une liquidation judiciaire ou d'un redressement judiciaire).
- De la banque auprès de laquelle un compte professionnel est ouvert. Le KBIS est l'équivalent de la pièce d'identité pour un particulier.
- De l'assurance, pour pouvoir souscrire des garanties professionnelles.
- De l'administration, pour pouvoir postuler à un appel d'offre public.
- De France Travail, si le créateur ou le repreneur a sollicité une aide financière, auprès de cet organisme.
- Du bailleur, lors de la signature d'un bail commercial.
2 - Où trouver mon KBIS, lors de la création de l'entreprise ?
Lors de la création d'une entreprise individuelle ou de la société exerçant une activité commerciale, l'enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est obligatoire. Depuis le 1er janvier 2023, la demande d'immatriculation se dépose en ligne sur le Guichet unique des formalités des entreprises, géré par l'INPI, qui a remplacé les centres de formalités des entreprises (CFE) et transmet le dossier au greffe compétent.
A l'occasion de cet enregistrement, un extrait KBIS est délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il s'agit d'un acte authentique devant être signé par le greffier de ce tribunal, pour être valable. L'extrait KBIS est envoyé en 4 exemplaires par courrier au siège social de l'entreprise. Le délai d'envoi est, en général, compris entre 10 et 15 jours.
Une particularité : en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Martinique et en Guyane, le registre est tenu par un tribunal judiciaire et non par un tribunal de commerce.
3 - KBIS où le trouver, après la création de l'entreprise ?
L'extrait KBIS n'a pas de durée de validité légale, mais les organismes demandent en général un document de moins de 3 mois. Au cours de la vie de l'entreprise, le dirigeant va donc devoir demander régulièrement un nouvel extrait, pour répondre aux demandes de ses différents partenaires.
La demande peut s'effectuer en ligne. L'envoi se fait alors par courrier ou par voie électronique. Il est également possible de souscrire un abonnement, afin de recevoir régulièrement un extrait KBIS.
L'autre solution consiste à s'adresser directement au greffe du tribunal de commerce, pour obtenir ce document. Pour les sociétés ayant leur siège en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Martinique et en Guyane, la demande ne peut se faire qu'auprès du tribunal judiciaire.
4 - Comment obtenir un extrait d'immatriculation artisan ?
Seules les entreprises commerciales doivent s'inscrire au RCS. Les artisans, quant à eux, sont immatriculés au Registre national des entreprises (RNE), tenu par l'INPI, qui a remplacé le Répertoire des métiers le 1er janvier 2023. Leur immatriculation se déclare elle aussi sur le Guichet unique.
Pour prouver son immatriculation et donner des informations certifiées sur son entreprise (adresse, activités déclarées, identité et coordonnées de son dirigeant, numéro Siren etc.), l'artisan télécharge gratuitement son extrait d'immatriculation au RNE sur data.inpi.fr. Ce document a remplacé l'extrait D1, qui n'est plus délivré par les chambres de métiers et de l'artisanat.
Quant aux professions libérales, elles ont la possibilité de demander un avis de situation au répertoire sirene sur le site de l'INSEE.
5 - Comment obtenir un extrait KBIS de radiation ?
En cas de cessation d'activité, de dissolution, de fusion, le commerçant personne physique ou société doit déclarer sa radiation sur le Guichet unique, qui la transmet au greffe du tribunal de commerce ou au tribunal judiciaire pour les départements concernés par cette particularité. Les documents à fournir dépendent du motif de la radiation et de la forme juridique de la société. Le certificat de radiation est disponible à l'issue de la procédure, dans un délai allant généralement de 2 à 15 jours.
L'extrait KBIS de radiation est en fait un extrait KBIS classique mais modifié avec mention de la date de la radiation et du motif de celle-ci. Le document ainsi obtenu pourra être transmis à différents partenaires et notamment à l'assureur, pour mettre fin au contrat d'assurance professionnelle, en dehors du délai légal de résiliation.
Pour l'artisan, la radiation se constate de la même façon sur son extrait du Registre national des entreprises, l'ancien extrait D2 n'étant plus délivré. Et, pour les professions libérales, la date de radiation figure sur l'avis de situation.
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