Vous êtes auto-entrepreneur. Vous êtes le dirigeant d'une SARL, d'une SAS, d'une société en nom collectif etc. Vous cessez votre activité ou votre entreprise fait l'objet d'une liquidation. De nombreux organismes vont vous réclamer un KBIS mentionnant la radiation, liquidation. Pour répondre au mieux à leurs attentes, suivez le guide.
Toutes les personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale doivent s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). A cette occasion, elles reçoivent un KBIS. Lorsque ces personnes cessent leur activité, elles se radient du RCS. La radiation peut être :
- Une radiation volontaire suite à une cessation d'activité, une dissolution anticipée ou une liquidation judiciaire.
- Une radiation d'office demandée par le greffier du tribunal de commerce, lorsque, par exemple, une interdiction de gérer a été prononcée à l'encontre du dirigeant.
Pour une radiation volontaire, la société doit d'abord être dissoute. Cela passe, notamment, par la publication d'une annonce légale de dissolution et une demande d'inscription modificative au tribunal de commerce, à l'aide d'un formulaire cerfa 11682*06, également appelé formulaire M2. L'entreprise entre alors en période de liquidation, une période pendant laquelle elle doit solder ses comptes. A l'issue de cette période, elle transmet une demande de radiation au RCS, via un formulaire cerfa 11685*02, également appelé formulaire M4. Pour les micro-entrepreneurs commerçants, ex auto-entrepreneurs commerçants, les formulaires portent la référence P2 (cerfa 11678*06) et P4 (cerfa 11679*04).
Le KBIS sert à justifier de l'existence et à donner des informations essentielles sur une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Pour les auto-entrepreneurs, il s'agit d'un extrait K. Ce document mentionne notamment le nom de la société, son numéro de siren c'est-à-dire son numéro d'immatriculation, sa date de création, le greffe dont elle dépend etc. L'extrait KBIS pour une société radiée ou liquidée est un extrait KBIS classique mentionnant, en plus, :
- La date de la dissolution.
- La date de la radiation correspondant à la date de clôture des opérations de liquidation.
Les artisans, quant à eux, sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM). Ils peuvent obtenir un certificat D2, auprès de leur Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA), afin de prouver la cessation d'activité.
Et, pour les professions libérales, un formulaire P4PL est à transmettre à l'URSAFF.
Pour une société radiée ou pour une société liquidée, vous pouvez faire une demande de KBIS en ligne. Mais, seul le représentant légal de l'entreprise peut effectuer la demande.
A noter : les représentants légaux d'une entreprise immatriculée en Moselle, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guadeloupe, en Martinique ou en Guyane ne peuvent pas utiliser le site monidenum. En effet, celui-ci est relié à Infogreffe, le site des tribunaux de commerce. Or, dans ces départements, le RCS est géré par le tribunal judiciaire. Pour obtenir un extrait KBIS, il est nécessaire de s'adresser au greffe de ce tribunal.
Les tiers ne peuvent pas utiliser monidenum. Pourtant, ils ont accès à l'extrait KBIS de l'entreprise radiée / liquidée, car il s'agit d'un document public.
Les tiers ainsi que le représentant légal ne souhaitant pas créer d'identité numérique sur monidenum ont deux possibilités, pour obtenir un extrait KBIS :
- Ils peuvent faire une demande en ligne en renseignant le nom de la société ou son siren. Cette information figure sur tous les documents officiels émis par l'entreprise, factures, devis etc. La case "élargir la recherche aux entreprises radiées" doit être cochée.
Pour les sociétés immatriculées en Alsace-Moselle, en Martinique, en Guadeloupe et en Guyane, la demande se fait auprès du greffe du tribunal judiciaire. - Ils peuvent s'adresser au greffe du tribunal de commerce, dont dépend la société. Le prix d'un retrait sur place d'un extrait KBIS coûte 2,82 €. Pour une demande d'envoi par courrier, il faut compter 4,08 €.
Le KBIS de radiation/liquidation permet à l'entreprise de justifier de sa cessation d'activité. Il est, par exemple, nécessaire pour résilier un contrat d'assurance professionnelle en dehors du délai légal. Un auto-entrepreneur touchant les allocations chômages peut avoir besoin de transmettre un KBIS de radiation à pôle emploi. En revanche, le chef d'entreprise n'a pas besoin de communiquer ce document à sa caisse de retraite et à son organisme de sécurité sociale. C'est, en effet, le Centre de Formalité des Entreprises (CFE), qui s'en charge.
Les partenaires commerciaux sont également amenés à demander un KBIS de cessation d'activité, pour se renseigner sur la situation réelle de l'entreprise. Ils peuvent, d'ailleurs, assigner une société radiée, si elle n'a pas réglé une créance (Cour de cassation, Chambre commerciale, 26 novembre 2003, N° de pourvoi: 99-21076).
