Le Kbis est un document authentifié et signé au niveau du greffe du tribunal de commerce. Il accuse et valide l'existence juridique de votre entreprise. Votre extrait Kbis mentionnera toutes les informations relatives à votre société. Il vous sera nécessaire dans les cas suivants : signature de contrat de bail, prêt bancaire, candidature à un appel d'offres… La validité de votre Kbis est de 3 mois.
Utilisé dans de nombreux contextes, l'extrait Kbis permet de prouver l'existence juridique d'une société. On y trouvera notamment son immatriculation au RCS. Que contient ce document ? À quoi sert-il et comment est-il délivré ?
C'est l'unique document qui a une force juridique attestant l'immatriculation d'une entreprise commerciale. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.
L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société. On cite, entre autres :
Si vous êtes un avocat, un médecin ou un comptable, les références aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée viendront également s'ajouter à la liste.
Ces informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.
Il existe bien plusieurs types d'extraits Kbis :
En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société.
Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.
Les auto-entrepreneurs ne disposent pas d'un dossier équivalent au Kbis. Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET.
En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.
L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). On peut vous demander votre extrait Kbis pendant l'ouverture de compte bancaire professionnel. Même chose lorsque vous répondez à un appel d'offres public ou dans le cadre d'un achat de marchandises.
Il faut cependant préciser que ce document n'est valide que 3 mois à compter de sa date de délivrance. Ainsi, vous devrez faire une demande de Kbis valide chaque trimestre, surtout si des informations concernant votre entreprise ont changé. Plus explicitement, vous êtes toujours tenu de fournir un extrait Kbis parfaitement à jour.
Comme il s'agit d'un document public, tout le monde peut obtenir l'extrait kbis de votre entreprise. Par tout le monde, on sous-entend vos partenaires, vos fournisseurs et même vos concurrents.
Toutefois, ce document n'atteste pas l'état financier de l'entreprise. S'il leur faut ces informations, ils devront demander l'état d'endettement de la société.
Vous songez à faire une demande d'extrait Kbis ? Deux possibilités s'offrent à vous :
Cette solution consiste à se présenter personnellement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société afin de demander un extrait Kbis.
Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne. L'extrait peut être envoyé par la poste sous 3 jours ouvrables ou par mail, selon vos demandes.
Peu importe le mode d'envoi choisi, la délivrance d'un extrait Kbis reste un acte payant. Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :
Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié. Or, un extrait Kbis n'a aucune valeur s'il n'est pas certifié par le greffier du tribunal de commerce.
