Le Kbis est un document authentifié et signé au niveau du greffe du tribunal de commerce. Il accuse et valide l'existence juridique de votre entreprise. Votre extrait Kbis mentionnera toutes les informations relatives à votre société. Il vous sera nécessaire dans les cas suivants : signature de contrat de bail, prêt bancaire, candidature à un appel d'offres… La validité de votre Kbis est de 3 mois.
Utilisé dans de nombreux contextes, l'extrait Kbis permet de prouver l'existence juridique d'une société. On y trouvera notamment son immatriculation au RCS. Que contient ce document ? À quoi sert-il et comment est-il délivré ?
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
C'est l'unique document qui a une force juridique attestant l'immatriculation d'une entreprise commerciale. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.
L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société. On cite, entre autres :
- la raison sociale de la société et son activité,
- la forme juridique (SA, SAS, SARL, EURL, SASU, GIE, SCI),
- la date de création et la durée de vie telle qu'indiquée dans les statuts,
- le numéro d'identification et le code NAF,
- l'adresse du siège social et de l'établissement principal, s'il y a lieu,
- la fonction et l'identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse de résidence),
- le montant de son capital social,
- le ou les noms de domaine associés,
- les références des procédures collectives précédentes (redressement, procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire),
- le numéro d'identification (Siren, Siret),
- le nom du greffe d'immatriculation,
- les décisions du Tribunal de Commerce (TC) en matière de procédure collective le cas échéant (sauvegarde, redressement, liquidation).
Si vous êtes un avocat, un médecin ou un comptable, les références aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée viendront également s'ajouter à la liste.
Ces informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.
Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?
Il existe bien plusieurs types d'extraits Kbis :
- le Kbis « habituel » sera délivré aux personnes morales, c'est-à-dire les SAS, les SARL, les SASU, les EURL et les SCI,
- l'extrait K, quant à lui, concerne les entreprises qui s'apparentent à une personne physique. On fait concrètement allusion aux entreprises individuelles et aux auto-entrepreneurs,
- l'extrait L et l'extrait L-bis (personnalité physique ou morale) représentent la carte d'identité des organismes secondaires,
- l'extrait D1 concerne les artisans.
En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société.
Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.
Et pour les professions libérales et les auto-entrepreneurs ?
Les auto-entrepreneurs ne disposent pas d'un dossier équivalent au Kbis. Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET.
En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.
À quoi sert l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). On peut vous demander votre extrait Kbis pendant l'ouverture de compte bancaire professionnel. Même chose lorsque vous répondez à un appel d'offres public ou dans le cadre d'un achat de marchandises.
Il faut cependant préciser que ce document n'est valide que 3 mois à compter de sa date de délivrance. Ainsi, vous devrez faire une demande de Kbis valide chaque trimestre, surtout si des informations concernant votre entreprise ont changé. Plus explicitement, vous êtes toujours tenu de fournir un extrait Kbis parfaitement à jour.
Comment demander un extrait Kbis ?
Comme il s'agit d'un document public, tout le monde peut obtenir l'extrait kbis de votre entreprise. Par tout le monde, on sous-entend vos partenaires, vos fournisseurs et même vos concurrents.
Toutefois, ce document n'atteste pas l'état financier de l'entreprise. S'il leur faut ces informations, ils devront demander l'état d'endettement de la société.
Où faire la demande ?
Vous songez à faire une demande d'extrait Kbis ? Deux possibilités s'offrent à vous :
- le retrait sur place auprès du greffe du tribunal du commerce,
- la demande en ligne.
Auprès du greffe du tribunal de commerce
Cette solution consiste à se présenter personnellement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société afin de demander un extrait Kbis.
Demande en ligne
Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne. L'extrait peut être envoyé par la poste sous 3 jours ouvrables ou par mail, selon vos demandes.
Combien coûte une demande d'extrait Kbis ?
Peu importe le mode d'envoi choisi, la délivrance d'un extrait Kbis reste un acte payant. Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :
- sur place : 2,82 €,
- envoi par courrier : 4,08 €,
- par voie électronique : 3,53 €.
Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié. Or, un extrait Kbis n'a aucune valeur s'il n'est pas certifié par le greffier du tribunal de commerce.
