Demande extrait KBIS
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KBIS obligatoire

Dans quels cas l'extrait KBIS est-il obligatoire ?

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Vous êtes micro-entrepreneur, dirigeant d'une SARL, d'une EURL, d'une SELARL, d'une SASU etc. Vos partenaires commerciaux ou les administrations vous réclament régulièrement des extraits KBIS. Vous ne comprenez pas pourquoi. Si vous venez de vous installer, vous ne savez peut-être pas comment répondre à ces sollicitations. Ce guide du KBIS obligatoire va vous éclairer.

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1 - Quand un extrait KBIS est-il obligatoire ?

L'extrait KBIS ou extrait-K pour un micro-entrepreneur justifie que la société a respecté son obligation d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce registre est tenu par les greffes des tribunaux de commerce, sauf dans 5 départements : le Bas-Rhin, le Haut-Rhin, la Moselle, la Guyane, la Guadeloupe, la Martinique. En effet, dans ces départements, le RCS est géré par le tribunal judiciaire, un tribunal nouvellement créé et remplaçant désormais les Tribunaux de Grande Instance (TGI) et les Tribunaux d'Instance (TI).
L'extrait KBIS ne peut donc être réclamé qu'aux entreprises et micro-entreprises exerçant une activité commerciale, selon la définition donnée par l'article L110-1 et L110-édu Code du Commerce. Il s'agit des entreprises effectuant du négoce de marchandises et de celles rendant un service de nature commerciale, comme une société de transport ou de promotion immobilière.

2 - Pourquoi un KBIS est demandé ?

Le KBIS prouve que l'entreprise a une personnalité juridique et peut donc s'engager en signant un contrat. Si elle est radiée du RCS, elle perd cette faculté et la date de radiation est alors mentionnée sur l'extrait. De plus, un certain nombre d'autres informations essentielles figure sur ce document, et notamment :
- Le numéro d'immatriculation à 9 chiffres, autrefois nommé numéro siren. Ce numéro est le même, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Il permet ainsi de retrouver facilement l'entreprise, si elle change de dénomination commerciale ou si elle déménage.
- Le greffe de rattachement. Cette information détermine le tribunal de commerce à saisir en cas de litige commercial entre professionnels.
- La présence éventuelle d'une procédure collective (un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde). Cette information, ainsi que le montant du capital social, donnent un indice sur la santé financière des entreprises.
- La forme juridique de la société. Selon la forme choisie par le(s) entrepreneur(s), la responsabilité du dirigeant peut être illimitée ou limitée à son apport dans la société.
Etc.
C'est pourquoi un extrait KBIS de moins de 3 mois est réclamé par de nombreux professionnels : fournisseurs, organismes financiers, assureurs, organismes publics lançant un appel d'offre...

3 - Qui peut fournir un KBIS ?

Le KBIS peut être fourni par l'entreprise ou par la micro-entreprise (extrait K) elle-même. Elle a alors la faculté de le récupérer sur le site monidenum. Ce site n'est accessible qu'au représentant légal de la société, qui s'identifie en téléchargeant une pièce d'identité. Le site effectue alors un rapprochement avec le nom du représentant légal mentionné, lors de l'enregistrement au RCS. Une fois cette vérification effectuée, l'extrait KBIS est disponible gratuitement en version imprimable.
Le KBIS peut également être communiqué directement par le greffe du tribunal de commerce ou par le site de mise en commun des ressources de ces tribunaux, le site Infogreffe. S'agissant d'un document public, la demande peut se faire par le chef d'entreprise mais également par un tiers. Cette demande est, toutefois, payante. Le prix varie selon la méthode utilisée :
- 4,08 € pour un envoi par la poste.
- 3,53 € pour un envoi par mail ou pour un téléchargement en ligne.
- 2,82 € si le demandeur se déplace au greffe, pour récupérer l'extrait.

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4 - Quels documents fournir pour une entreprise non-soumise à KBIS obligatoire ?

De nombreuses entreprises n'ont pas de KBIS, car elles ne sont pas affiliées au RCS. C'est le cas, notamment des artisans. En effet, ces derniers sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM), par l'intermédiaire de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette dernière peut fournir un extrait D1 mentionnant des informations équivalentes à celles présentes dans l'extrait KBIS. Est considéré comme artisan, toute micro-entreprise et toute entreprise de moins de 10 salariés exerçant :
- Une activité de création et de fabrication : ébéniste, créateur de bijoux, costumier, personne ayant le titre d'artisan d'art...
- Une activité de prestation artisanale, comme les entreprises de bâtiment.
Les professions libérales (professions médicales, architecte, consultants, créatifs...) ont la possibilité de fournir un avis de situation SIRENE, à récupérer gratuitement sur le site de l'INSEE. Cet avis comporte, toutefois, moins d'informations que l'extrait KBIS. Par ailleurs, les professions libérales sont souvent des professions réglementées avec inscription à un ordre. La preuve de cette inscription leur est alors parfois demandée.

5 - Comment une entreprise étrangère peut fournir un KBIS ?

Une entreprise étrangère peut avoir une filiale française ou un établissement français. Dans ce cas, l'entité présente sur le territoire nationale a un extrait KBIS ou un extrait D1 ou un avis de situation SIRENE.
En l'absence de représentant enregistré en France et s'il s'agit d'une entreprise commerciale basée dans l'Union Européenne, l'équivalent de son KBIS peut être récupéré à l'aide du site EBR ((European Business Register), auquel adhère Infogreffe.
Et, pour les entreprises hors Union Européenne, la société a éventuellement la possibilité de fournir un document authentifié par une autorité de son pays ou par une autorité française. Elle peut se renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat français.

A noter : si une entreprise nationale a besoin de faire valider son KBIS pour travailler en dehors de l'Union Européenne, elle a la possibilité de faire légaliser ce document. Son interlocuteur va alors être le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères.
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